特別推薦：2014年秘書資格考試網(wǎng)絡(luò)輔導(dǎo)招生簡(jiǎn)章

　　整理會(huì)場(chǎng)、會(huì)議室的注意事項(xiàng)

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　(1)清點(diǎn)與會(huì)人員借用的物品，檢查有無遺漏物品和文件，認(rèn)真檢查、聯(lián)絡(luò)、保管遺忘物品。檢查有無遺漏文件，主客雙方有無遺忘物品，如有遺忘，應(yīng)及時(shí)同有關(guān)部門聯(lián)系，盡快物歸原主。清理并取走所有剩余的與會(huì)議有關(guān)的文件資料。

　　(2)收拾整理臨時(shí)放置在會(huì)議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。會(huì)議一結(jié)束，要及時(shí)通知負(fù)責(zé)承辦會(huì)務(wù)的人員回收會(huì)議室的茶具等，使會(huì)議室恢復(fù)原貌。

　　(3)有條理地檢查、清還各種視聽設(shè)備及用品。會(huì)議結(jié)束后，要將為布置會(huì)場(chǎng)特意租用或借用、安裝的有關(guān)視聽設(shè)備、器材及時(shí)還給租用或借用的單位，及時(shí)放回原處或辦理歸還手續(xù)，以避免丟失或歸還不及時(shí)而帶來的不必要麻煩。為了安全起見，需要將設(shè)備鎖進(jìn)倉庫，等待委托人來保管這些設(shè)備。如丟失設(shè)備或器材，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)丟失情況并協(xié)商處理。

　　(4)揭去會(huì)場(chǎng)、會(huì)議室標(biāo)示物，將會(huì)議室設(shè)備整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　(5)鎖好會(huì)議室門窗。向會(huì)場(chǎng)、會(huì)議室管理部門作出使用完畢的報(bào)告，并辦理付費(fèi)的有關(guān)事宜。

　　(二)示例分析

　　檢查、清還與保管會(huì)議物品

　　某公司一次會(huì)后幾天，秘書初萌接到會(huì)議所用賓館左主任打來的電話，稱在清點(diǎn)會(huì)議麥克風(fēng)時(shí)發(fā)現(xiàn)少了一個(gè)。初萌說：“左主任，那天是我親自還的，當(dāng)時(shí)貴賓館的陳經(jīng)理當(dāng)面點(diǎn)過后，我們交接完了所有手續(xù)，而且雙方都簽字了。我這里還有毛續(xù)單呢。會(huì)不會(huì)是這幾天又有人借了?”

　　點(diǎn)評(píng)：其實(shí)，在日常會(huì)務(wù)組會(huì)或日常工作中，雙方合作時(shí)經(jīng)常會(huì)由于手續(xù)不齊或某些環(huán)節(jié)疏漏，而使雙方發(fā)生不愉快的事情。因此，會(huì)議室使用完后應(yīng)及時(shí)清點(diǎn)物品，及時(shí)清掃，并按時(shí)歸還所借物品，桌椅等要物歸原處，以給對(duì)方留下好的印象。俗語說：好借好還，再借不難。一切工作完成后一定要雙方簽字確認(rèn)。

　　(三)工作程序

　　整理會(huì)場(chǎng)基本程序?yàn)椋呵妩c(diǎn)、檢查物品→歸還會(huì)議所借物品→揭去會(huì)場(chǎng)標(biāo)示物、拿走指示牌→保管遺忘物品→與會(huì)議室管理人員交接。

　　各種會(huì)議后緊接著的收尾工作經(jīng)常是秘書的常規(guī)性任務(wù)。

　　秘書需要認(rèn)真檢查清點(diǎn)會(huì)議所用物品并及時(shí)歸還。親自或組織有關(guān)人員收回會(huì)議室內(nèi)的水杯和餐具。整理并收取會(huì)議所用指示牌及會(huì)場(chǎng)標(biāo)示物。為了安全起見，把視聽設(shè)備鎖進(jìn)倉庫，等待委托人來保管這些設(shè)備。退還租用或借用的設(shè)備及材料。應(yīng)對(duì)會(huì)場(chǎng)和會(huì)議住地進(jìn)行細(xì)致、徹底的保密檢查，檢查有無會(huì)議文件資料、筆記本或其他物品丟失。如有，應(yīng)妥善處理。把需查的無著落的項(xiàng)目交給公司接待員或合適的會(huì)議經(jīng)辦人。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　會(huì)議一結(jié)束，會(huì)務(wù)人員就要引導(dǎo)與會(huì)人員有秩序地離開會(huì)場(chǎng)。在通常情況下，都是主席臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)離場(chǎng)后，與會(huì)人員再離場(chǎng)。如果會(huì)場(chǎng)有多條離場(chǎng)通道，領(lǐng)導(dǎo)者和與會(huì)人員可以各行其道。大型會(huì)議散會(huì)后要引導(dǎo)車輛迅速離場(chǎng)。與會(huì)人員離開會(huì)場(chǎng)后，秘書要組織相關(guān)人員有條理地收拾整理會(huì)場(chǎng)。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　秘書應(yīng)在閉會(huì)后的一周內(nèi)結(jié)束以下任務(wù)：

　　(1)日歷。在秘書的日歷、領(lǐng)導(dǎo)的日歷和記事本上記錄下次會(huì)議的日期，報(bào)告準(zhǔn)備和其他與會(huì)議有關(guān)的信息，這對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及其他奉命接替工作的人來說，在日歷上寫下提醒他們的話語很有必要。

　　(2)往來信件。給與會(huì)議有關(guān)的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)議主持者寄封感謝信;而祝賀信則按最新選出的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和理事的順序排好。

　　(3)會(huì)議記錄。盡快謄好會(huì)議記錄，應(yīng)特別注意賦予參與會(huì)議人員的特殊任務(wù)。還需提醒領(lǐng)導(dǎo)在記錄上清楚記載著還沒有安排的工作。記錄或會(huì)議摘要的副本根據(jù)需要送給與會(huì)議有關(guān)的人員。

　　(4)資金。租借設(shè)備的費(fèi)用和購買供應(yīng)品的費(fèi)用應(yīng)盡快落實(shí)。應(yīng)盡快地付給發(fā)言者(演講者)酬金和差旅費(fèi)。會(huì)議結(jié)束前為其填寫支票，要設(shè)法得到收款方簽名和賬號(hào)以及費(fèi)用結(jié)算數(shù)據(jù)和其他必要的資料。這些費(fèi)用有時(shí)也在會(huì)議結(jié)束時(shí)辦理。

　　(5)總結(jié)會(huì)議。如果將來還要召開類似的會(huì)議，會(huì)議組織者應(yīng)討論改進(jìn)會(huì)議程序的辦法。這種總結(jié)會(huì)應(yīng)在大家對(duì)本次會(huì)議還記憶猶新之時(shí)召開。

　　(6)會(huì)議卷宗。該卷宗應(yīng)包括全部的會(huì)議記錄，包括一個(gè)發(fā)給與會(huì)人員的文件包的樣品。如果計(jì)劃將來召開類似的會(huì)議，卷宗還應(yīng)包括秘書的評(píng)論意見，即會(huì)議上什么事情進(jìn)行得較順利，什么事情應(yīng)該加以改進(jìn)。

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