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　　擬寫題

　　1.背景說明:你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書初萌，下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。

　　公司將于兩周后在西城大廈召開新產(chǎn)品展銷會(huì)，客戶中有北京、廣州、上海、海南、黑龍江等地的企業(yè)，其中有幾家企業(yè)正在由深圳、溫州等地遷到北京、上海等地。此次會(huì)議通知由你負(fù)責(zé)發(fā)送。為了確保應(yīng)到的客戶都能按時(shí)接到通知，請(qǐng)用備忘錄的形式向我說明你準(zhǔn)備采用哪些措施來做好這些工作，特別是怎樣發(fā)送到正在遷移公司的會(huì)議通知。

　　【答案】

　　備忘錄

　　發(fā)給:行政經(jīng)理蘇明

　　發(fā)自:秘書初萌

　　日期:2004年3月26日

　　內(nèi)容:發(fā)送新產(chǎn)品展銷會(huì)通知的措施

　　(1)會(huì)議通知發(fā)送的對(duì)象，對(duì)照發(fā)送名單認(rèn)真抄錄地址、郵編、單位名稱，不錯(cuò)發(fā)。

　　(2)裝信封和郵寄時(shí)，做到不錯(cuò)裝、漏裝、漏寄。封袋前認(rèn)真核對(duì)信封上的地址和郵編，避免因填寫錯(cuò)誤造成通知不能準(zhǔn)時(shí)送達(dá)。在信封上醒目標(biāo)出“會(huì)議通知”字樣，以提醒客戶及時(shí)拆閱。

　　(3)認(rèn)真落實(shí)會(huì)議通知發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。在發(fā)出通知兩三天后，即可通過電話、傳真和電子郵件等方式及時(shí)檢查通知發(fā)送是否已落實(shí)，抓緊確認(rèn)。 (4)對(duì)正處于遷址過程中的發(fā)送對(duì)象，可先通過電話、傳真和電子郵件等方式與對(duì)方核實(shí)地址和郵編(如無法確定，可同時(shí)向該客戶的新、舊地址發(fā)出會(huì)議通知)。

　　(5)對(duì)正在遷址的公司要重點(diǎn)確認(rèn)是否到會(huì)。

　　2. X X房地產(chǎn)開發(fā)公司要在市郊某地開發(fā)建設(shè)一片規(guī)模為50萬平方米的經(jīng)濟(jì)適用房，定于10月10日動(dòng)工，并準(zhǔn)備邀請(qǐng)市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加開工典禮。請(qǐng)你代該房地產(chǎn)開發(fā)公司擬寫一封邀請(qǐng)信。要求格式完整、內(nèi)容明確、文字標(biāo)點(diǎn)規(guī)范。

　　【答案】

　　邀請(qǐng)信

　　Xx市長(或局長):

　　您好!我公司在市郊XX村XX地開發(fā)建設(shè)一片規(guī)模為50萬平方米的經(jīng)濟(jì)適用房，定于10月10日上午9時(shí)舉行開工典禮，敬請(qǐng)光臨指導(dǎo)。

　　即頌秋棋

　　Xx市房地產(chǎn)開發(fā)公司

　　二00四年十月二日

　　【解析】本邀請(qǐng)信分標(biāo)題、稱謂、正文、落款、成文日期五個(gè)部分，結(jié)構(gòu)完整，文字簡潔明了，時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容均交代明確，而且注意了語氣的誠懇熱情。

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