第二節(jié)　建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理職責(zé)和要求

一、管理職責(zé)

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)以施工及驗收規(guī)范、工程合同、設(shè)計文件、工程施工質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范等為依據(jù)填寫，并隨工程進度及時收集、整理，認真書寫，項目齊全、準(zhǔn)確、真實，無未了事項。表格應(yīng)采用統(tǒng)一格式，特殊要求需增加的表格應(yīng)統(tǒng)一歸類，按要求歸檔。

根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》GB/T　50319—2013,項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理的基本職責(zé)如下：

(1)應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料。

(2)應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料，宜采用信息技術(shù)進行監(jiān)理文件資料管理。

(3)應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。

(4)應(yīng)根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定，保存監(jiān)理檔案，并應(yīng)向有關(guān)單位、部門移交需要存檔的監(jiān)理文件資料。

【2015-45】根據(jù)《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》(GB/T　50319-2013)，關(guān)于項目監(jiān)理機構(gòu)文件資料管理職責(zé)的說法，錯誤的是(　)。

A.應(yīng)建立和完善監(jiān)理文件資料管理制度，宜設(shè)專人管理監(jiān)理文件資料

B.應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按分項工程組卷存放

C.應(yīng)及時收集、整理、編制、傳遞監(jiān)理文件資料

D.應(yīng)根據(jù)工程特點和有關(guān)規(guī)定保存監(jiān)理檔案，并向有關(guān)單位、部門移交

『正確答案』B

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。選項B錯誤，正確說法應(yīng)該是：應(yīng)及時整理、分類匯總監(jiān)理文件資料，并按規(guī)定組卷，形成監(jiān)理檔案。參見教材P171。

二、管理要求

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。

(一)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料收文與登記

在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯。

(二)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料傳閱與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱。

(三)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料發(fā)文應(yīng)由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理機構(gòu)圖章。若為緊急處理的文件，應(yīng)在文件資料首頁標(biāo)注“急件”字樣。

所有建設(shè)工程監(jiān)理文件資料應(yīng)要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上進行登記。

(四)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料分類存放

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料經(jīng)收/發(fā)文、登記和傳閱工作程序后，必須進行科學(xué)的分類后進行存放。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類應(yīng)根據(jù)工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗收程序等，并結(jié)合項目監(jiān)理機構(gòu)自身的業(yè)務(wù)工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。

【2018-45】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的說法，正確的是(　)。

A.監(jiān)理文件資料有追溯性要求時，收文登記應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯

B.監(jiān)理文件資料的收文登記人員應(yīng)確定該文件資料是否要傳閱及傳閱范圍

C.監(jiān)理文件資料完成傳閱程序后應(yīng)按監(jiān)理單位對項目檢查的需要進行分類存放

D.監(jiān)理文件資料應(yīng)按施工總承包單位、分包單位和材料供應(yīng)單位進行分類

『正確答案』A

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。選項A正確，在監(jiān)理文件資料有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填內(nèi)容是否可追溯;選項B錯誤，建設(shè)工程監(jiān)理文件資料需要由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定是否需要傳閱;選項CD錯誤，建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的分類應(yīng)根據(jù)工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及工程質(zhì)量驗收程序等，并結(jié)合項目監(jiān)理機構(gòu)自身的業(yè)務(wù)工作開展情況進行，原則上可按施工單位、專業(yè)施工部位、單位工程等進行分類，以保證建設(shè)工程監(jiān)理文件資料檢索和歸檔工作的順利進行。參見教材P171。

(五)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷歸檔

1.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料組卷方法及要求

(1)組卷原則及方法

1)組卷應(yīng)遵循監(jiān)理文件資料的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用;

2)一個建設(shè)工程由多個單位工程組成時，應(yīng)按單位工程組卷;

3)監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。

【2017-45】建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的組卷順序是(　)。

A.分項工程、分部工程、單位工程

B.單位工程、分部工程、專業(yè)、階段

C.單位工程、分部工程、檢驗批

D.檢驗批、分部工程、單位工程

『正確答案』B

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。監(jiān)理文件資料可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷。參見教材P174。

(2)組卷要求

1)案卷不宜過厚，一般不超過40mm;

2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。

(3)卷內(nèi)文件排列

1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。

2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。

3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。

【2016-45】關(guān)于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料卷內(nèi)排列要求的說法，正確的是(　)。

A.請示在前，批復(fù)在后

B.主件在前，附件在后

C.定稿在前，印本在后

D.圖紙在前，文字在后

『正確答案』B

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。卷內(nèi)文件排列，文字材料按事項、專業(yè)順序排列：同一事項的請示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。參見教材P174。
2.建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的歸檔保存應(yīng)嚴(yán)格遵循保存原件為主、復(fù)印件為輔和按照一定順序歸檔的原則?！督ㄔO(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》GB/T　50328—2001規(guī)定的監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限見表8-1。

建設(shè)工程監(jiān)理文件資料歸檔范圍和保管期限

【2018-46】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，由建設(shè)單位和監(jiān)理單位長期保存的監(jiān)理文件資料是(　)。

A.監(jiān)理規(guī)劃

B.工程暫停令

C.工程竣工決算審核意見書

D.供貨單位資格材料

『正確答案』B

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。選項A錯誤，監(jiān)理規(guī)劃由建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存;選項B正確，工程暫停令需要建設(shè)單位和監(jiān)理單位長期保存;選項CD錯誤，工程竣工決算審核意見書、供貨單位資格材料由建設(shè)單位長期保存。參見教材P174。

【2016-46】下列監(jiān)理文件資料中，屬于監(jiān)理單位長期保存的是(　)。

A.專題總結(jié)

B.工程竣工總結(jié)

C.監(jiān)理規(guī)劃

D.監(jiān)理實施細則

『正確答案』B

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。選項B正確，工程竣工總結(jié)需要建設(shè)單位、監(jiān)理單位長期保存;選項ACD錯誤，專題總結(jié)、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則由建設(shè)單位長期保存，監(jiān)理單位短期保存。參見教材P175。

【2016-77】根據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》，下列工程質(zhì)量驗收記錄中，屬于建設(shè)單位永久保存的有(　)。

A.幕墻工程驗收記錄

B.分部工程質(zhì)量驗收記錄

C.分項工程質(zhì)量驗收記錄

D.檢驗批質(zhì)量驗收記錄

E.基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄

『正確答案』ABE

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。工程質(zhì)量檢驗記錄(土建工程)中，需要建設(shè)單位永久保存的有：基礎(chǔ)、主體工程驗收記錄;幕墻工程驗收記錄;分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄。工程質(zhì)量檢驗記錄(安裝工程)中，需要建設(shè)單位永久保存的有分部(子分部)工程質(zhì)量驗收記錄。選項CD需要建設(shè)單位長期保存。參見教材P175。

(六)建設(shè)工程監(jiān)理文件資料驗收與移交

移交

(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案(監(jiān)理文件資料)。

(2)停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。

(3)對改建、擴建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)組織工程監(jiān)理單位據(jù)實修改、補充和完善監(jiān)理文件資料，對改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。

(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門移交工程檔案(監(jiān)理文件資料)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄，雙方簽字、蓋章后交接。

(5)工程監(jiān)理單位應(yīng)在工程竣工驗收前將監(jiān)理文件資料按合同約定的時間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。

【2016-76】下列工作內(nèi)容中，屬于建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理的有(　)。

A.收發(fā)文與登記

B.文件起草與修改

C.文件傳閱

D.文件分類存放

E.文件組卷歸檔

『正確答案』ACDE

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。建設(shè)工程監(jiān)理文件資料的管理要求體現(xiàn)在建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理全過程，包括：監(jiān)理文件資料收發(fā)文與登記、傳閱、分類存放、組卷歸檔、驗收與移交等。參見教材P171。

【2017-77】下列工程中，監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管的有(　)。

A.維修工程

B.停建工程

C.緩建工程

D.改建工程

E.擴建工程

『正確答案』BC

『答案解析』本題考查的是建設(shè)工程監(jiān)理文件資料管理要求。停建、緩建工程的監(jiān)理文件資料暫由建設(shè)單位保管。參見教材P176。

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