要搞好索賠，不僅要善于發(fā)現(xiàn)和把握住索賠的機會，更重要的是要會處理索賠，本節(jié)將就施工索賠的處理過程及有關(guān)問題作一介紹。

　　一、意向通知

　　發(fā)現(xiàn)索賠或意識到存在索賠的機會后，承包商要做的第一件事就是要將自己的索賠意向書面通知給監(jiān)理工程師（業(yè)主）。這種意向通知是非常重要的，它標志著一項索賠的開始。FIDIC《土木工程施工合同條件》第53.1條規(guī)定：“在引起索賠事件第一次發(fā)生之后的28天內(nèi)，承包商將他的索賠意向以書面形式通知工程師，同時將1份副本呈交業(yè)主”。事先向監(jiān)理工程師（業(yè)主）通知索賠意向，這不僅是承包商要取得補償?shù)谋仨毷紫茸袷氐幕疽笾唬彩浅邪淘谡麄€合同實施期間保持良好的索賠意識的最好辦法。

　　索賠意向通知，通常包括以下四個方面的內(nèi)容：

　　⑴ 事件發(fā)生的時間和情況的簡單描述；

　　⑵ 合同依據(jù)的條款和理由；

　　⑶ 有關(guān)后續(xù)資料的提供，包括及時記錄和提供事件發(fā)展的動態(tài)；

　　⑷ 對工程成本和工期產(chǎn)生的不利影響的嚴重程度，以期引起監(jiān)理工程師（業(yè)主）的注意。

　　一般索賠意向通知僅僅是表明意向，應簡明扼要，涉及索賠內(nèi)容但不涉及索賠金額。

　　二、證據(jù)資料準備

　　索賠的成功很大程度上取決于承包商對索賠作出的解釋和具有強有力的證明材料。因此，承包商在正式提出索賠報告前的資料準備工作極為重要，這就要求承包商注意記錄和積累保存以下各方面的資料，并可隨時從中索取與索賠事件有關(guān)的證據(jù)資料。

　　⑴  施工日志。應指定有關(guān)人員現(xiàn)場記錄施工中發(fā)生的各種情況，包括天氣、出工人數(shù)、設(shè)備數(shù)量及其使用情況、進度、質(zhì)量情況、安全情況、監(jiān)理工程師在現(xiàn)場有什么指示、進行了什么實驗、有無特殊干擾施工的情況、遇到了什么不利的現(xiàn)場條件、多少人員參觀了現(xiàn)場等等。這種現(xiàn)場記錄和日志有利于及時發(fā)現(xiàn)和正確分析索賠，可能是索賠的重要證據(jù)材料。

　　⑵ 來往信件。對與監(jiān)理工程師、業(yè)主和有關(guān)政府部門、銀行、保險公司的來往信函必須認真保存，并注明發(fā)送和收到的詳細時間。

　?、?氣象資料。在分析進度安排和施工條件時，天氣是考慮的重要因素之一，因此，要保持一份如實完整、詳細的天氣情況記錄，包括氣溫、風力、濕度、降雨量、暴雨雪、冰雹等。

　　⑷ 備忘錄。承包商對監(jiān)理工程師和業(yè)主的口頭指示和電話應隨時用書面記錄，并請簽字給予書面確認事件發(fā)生和持續(xù)過程的重要情況記錄。

　?、?會議紀要。承包商、業(yè)主和監(jiān)理工程師舉行會議時要作好詳細記錄，對其主要問題形成會議紀要，并由會議各方簽字確認。

　?、?工程照片和工程聲像資料。這些資料都是反映工程客觀情況的真實寫照，也是法律承認的有效證據(jù)，應拍攝有關(guān)資料并妥善保存。

　?、?工程進度計劃。承包商編制的經(jīng)監(jiān)理工程師或業(yè)主批準同意的所有工程總進度、年進度、季進度、月進度計劃都必須妥善保管，任何與延期有關(guān)的索賠分析，工程進度計劃都是非常重要的證據(jù)。

　?、?工程核算資料。工人勞動計時卡和工資單、設(shè)備材料和零配件采購單、付款數(shù)收據(jù)、工程開支月報、工程成本分析資料、會計報表、財務(wù)報表、貨幣匯率、物價指數(shù)、收付款票據(jù)都應分類裝訂成冊，這些都是進行索賠費用計算的基礎(chǔ)。

　　⑼  工程圖紙。工程師和業(yè)主簽發(fā)的各種圖紙，包括設(shè)計圖、施工圖、竣工圖及其相應的修改圖應注意對照檢查和妥善保存，設(shè)計變更一類的索賠，原設(shè)計 圖和修改圖的差異是索賠最有力的證據(jù)。  ⑽ 招投標文件。招投標文件是承包商報價的依據(jù)，是工程成本計算的基礎(chǔ)資料，是索賠時進行附加成本計算的依據(jù)。投標文件是承包商編標報價的成果資料，對施工所需的設(shè)備、材料列同了數(shù)量和價格，也是索賠的基本依據(jù)。

　　由此可見，高水平的文檔管理信息系統(tǒng)，為索賠進行資料準備和提供證據(jù)是極為重要的。

　　三、索賠報告的編寫

　　索賠報告是承包商向監(jiān)理工程師（業(yè)主）提交的一份要求業(yè)主給予一定經(jīng)濟（費用）補償和（或）延長工期的正式報告，承包商應該在索賠事件對工程產(chǎn)生的影響結(jié)束后，盡快（一般合同規(guī)定28天內(nèi)）向監(jiān)理工程師（業(yè)主）提交正式的索賠報告。

　　編寫索賠報告應注意以下幾個問題：

　?、?nbsp; 索賠報告的基本要求。首先，必須說明索賠的合同依據(jù)，即基于何種理由有資格提出索賠要求。一種是根據(jù)合同某條款規(guī)定，承包商有資格因合同變更或追加額外工作而取得費用補償和（或）延長工期；一種是業(yè)主或其代理人任何違反合同規(guī)定給承包商造成損失，承包商有權(quán)索取補償。第二，索賠報告中必須有詳細準確的損失金額及時間的計算。第三，要證明客觀事實與損失之間的因果關(guān)系，說明索賠前因后果的關(guān)聯(lián)性，要以合同為依據(jù)，說明業(yè)主違約或合同變更與引起索賠的必然性聯(lián)系。如果不能有理有據(jù)說明因果關(guān)系，而僅在事件的嚴重性和損失的巨大上花費過多的筆墨，對索賠的成功都無濟于事。

　　⑵ 索賠報告必須準確。編寫索賠報告是一項復雜的工作，須有一個專門的小組和各方的大力協(xié)助才能完成。索賠小組的人員應具有合同、法律、工程技術(shù)、施工組織計劃、成本核算、財務(wù)管理、寫作等各方面的知識，進行深入的調(diào)查研究，對較大的、復雜的索賠需要請有關(guān)老師咨詢，對索賠報告進行反復討論和修改，寫出的報告不僅有理有據(jù)，而且必須準確可靠。應特別強調(diào)以下幾點： ①責任分析應清楚、準確。在報告中所提出索賠的事件的責任是對方引起的。應把全部或主要責任推給對方，不能有責任含混不清和自我批評式的語言。要作到這一點，就必須強調(diào)事件的不可預見性，承包商對它不能有所準備，事發(fā)后盡管采取能夠采取的措施也無法制止；指出索賠事件使承包商工期拖延、費用增加的嚴重性和索賠值之間的直接因果關(guān)系。

　　②索賠值的計算依據(jù)要正確，計算結(jié)果要準確。計算依據(jù)要用文件規(guī)定的公認合理的計算方法，并加以適當?shù)姆治觥?shù)字計算上不要有差額，一個小小的計算錯誤可能影響到整個計算結(jié)果，容易給人在索賠的可信度方面造成不好的印象。

　?、塾棉o要婉轉(zhuǎn)和恰當。在索賠報告中要避免使用強硬的不友好的抗拒式的語言。不能因語言而傷害了和氣及雙方的感情。節(jié)忌斷章取義，牽強附會，夸大其詞。

　?、?索賠報告的形式和內(nèi)容。索賠報告應簡明扼要，條理清楚，便于對方由表及里、由淺入深地閱讀和了解，注意對索賠報告形式和內(nèi)容的安排也是很有必要的。一般可以考慮用金字塔的形式安排編寫，如圖1所示。

　　說明信是承包商遞交索賠報告時的，一定簡明扼要，主要讓監(jiān)理工程師（業(yè)主）了解所提交的索賠報告的概況，千萬不可羅嗦。