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　　1. 2招標(biāo)采購合同管理的概念和內(nèi)容

　　1. 2.1招標(biāo)釆購合同管理的概念和特點

　　(1) 招標(biāo)采購合同管理的概念

　　招標(biāo)采購合同管理是合同當(dāng)事人對合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止、違 約和爭議處理等進行的全過程的管理，包括針對合同進行的規(guī)劃、計劃、組織、協(xié)調(diào)、監(jiān) 督和控制等管理工作。其中招標(biāo)采購合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等均為 招標(biāo)采購合同管理的主要內(nèi)容，而招標(biāo)采購合同的規(guī)劃、審查、監(jiān)督和控制等是招標(biāo)采購 合同管理的主要手段。招標(biāo)采購合同管理有利于維護合同主體在合同履行過程中的合法權(quán) 益，提高市場競爭力，提升經(jīng)濟效益，實現(xiàn)合同主體的可持續(xù)發(fā)展。從廣義的范圍看，招標(biāo)采購合同管理還包括政府相關(guān)部門和合同管理機構(gòu)對合同主體資格、合同內(nèi)容、合同訂 立和履行等的審查、監(jiān)督、管理和處理等工作。行政主管部門主要從市場管理的角度進行招標(biāo)采購合同管理，例如對合同當(dāng)事人進行資質(zhì)管理，對合同簽訂的程序和規(guī)則進行控 制，遵循公平、公開、公正原則，使招標(biāo)采購合同的簽訂和履行能夠依法實施且符合市場 經(jīng)濟要求。

　　(2) 招標(biāo)采購合同管理的特點

　　在招標(biāo)采購項目全生命周期中，為了完成工程建設(shè)項目或政府采購活動的總體目標(biāo)， 眾多的項目參與方之間，如發(fā)包人、承包人、設(shè)計單位、監(jiān)理單位、供應(yīng)商等，形成了眾 多的合同法律關(guān)系。招標(biāo)采購合同確定了項目的成本、時間、質(zhì)量、安全、健康、環(huán)境等 項目目標(biāo)，明確了當(dāng)事人各方的權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任。因此合同管理是項目管理的重要內(nèi) 容，貫穿于工程項目實施的全過程，具有全程性、系統(tǒng)性、動態(tài)性特征。招標(biāo)采購合同是 當(dāng)事人對外經(jīng)濟活動的主要手段，招標(biāo)采購合同管理涉及各種合同風(fēng)險的管控，直接關(guān)系到合同當(dāng)事人的履行效率和效益，其特點體現(xiàn)在以下方面：

　　①合同管理周期長。相比于其他合同，招標(biāo)采購合同周期較長，尤其是工程采購合同。在合同履行過程中，會出現(xiàn)許多訂立合同時未能預(yù)料的情況，為及時妥善解決可能出 現(xiàn)的問題，必須對合同進行長期跟蹤與管理，并對合同的任何修改、補充等情況做好記錄和管理。

　?、诤贤芾硐到y(tǒng)性強。招標(biāo)人、投標(biāo)人等市場主體往往涉及眾多合同，合同種類繁雜 多樣，合同管理必須處理好技術(shù)、經(jīng)濟、財務(wù)、法律等各方面關(guān)系，通過合理的、系統(tǒng)化 的管理模式分門別類地管理合同。

　?、?合同變更頻繁。由于招標(biāo)采購合同周期長、價款高、不確定因素多，導(dǎo)致合同變更頻繁，尤其是施工合同，合同主體面臨大量的簽證、索賠和反索賠工作，因此當(dāng)事人的合 同管理必須是動態(tài)、及時和全面的，合同的履約管理應(yīng)根據(jù)變更及時調(diào)整。

　?、?對合同管理人的法律知識水平要求高。招標(biāo)采購合同管理不僅要求管理者熟悉普通 企業(yè)所要了解的法律法規(guī)，還必須熟知招標(biāo)采購的專業(yè)法律法規(guī)。由于招標(biāo)采購領(lǐng)域的法 律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和合同文本眾多，且在不斷更新和增加，要求合同管理人員對合同的管理必須在具備基本的法律知識和充分、及時地學(xué)習(xí)最新法律規(guī)范的前提下，結(jié)合合同 當(dāng)事人的實際情況開展合同管理工作。

　　⑤ 合同管理信息化要求高。招標(biāo)采購合同管理涉及大量信息，需要及時收集、整理、處理和利用，必須建立合同管理信息系統(tǒng)，才能開展有效的合同管理。

　?、?合同管理效益顯著。在招標(biāo)采購合同長期的履行過程中，有效的合同管理可以幫助合同當(dāng)事人發(fā)現(xiàn)、預(yù)見并設(shè)法解決可能出現(xiàn)的問題，避免糾紛的發(fā)生，從而節(jié)約不必要的涉訟費用。同時，借助大量有理有據(jù)的書面合同和履約記錄，當(dāng)事人可以通過索賠等方式，合法、合理地獲取補償。可見，合同管理能夠節(jié)約成本、預(yù)防風(fēng)險和確保收益。

　　1.2.2招標(biāo)釆購合同管理內(nèi)容

　　1. 2. 2.1招標(biāo)采購合同管理階段和主要內(nèi)容

　　合同生命期一般從簽訂之日起到權(quán)利義務(wù)履行完畢終止，而招標(biāo)采購合同管理的生命 期和整個項目建設(shè)期有關(guān)，主要包括合同規(guī)劃、招標(biāo)采購、合同簽訂和合同履行等階段， 這幾個階段既相對獨立存在，具有各自不同的內(nèi)容和特點，同時各個階段之間又密切聯(lián) 系，不可分割，共同構(gòu)成一個完整的管理過程。

　　(1)合同規(guī)劃階段

　　為了確保招標(biāo)采購工作的順利進行，有必要結(jié)合整個項目的目標(biāo)期待、自身特點及內(nèi)外部條件，在招標(biāo)工作開始實施前，對招標(biāo)采購過程中所有的合同擬定、簽訂、履行管理 作出統(tǒng)籌計劃與安排。該階段合同管理內(nèi)容主要包括以下方面：

　　① 初步合同規(guī)劃。主要工作內(nèi)容包括：工程建設(shè)項目或政府采購活動總體目標(biāo)的確定、基本信息的采集、相關(guān)市場信息的調(diào)研、相關(guān)法律政策的調(diào)研、項目總體需求的 分析、合同總體需求的分析，最終形成能夠指導(dǎo)合同規(guī)劃的招標(biāo)采購需求建議等成果文件。

　?、?招標(biāo)采購總體合同結(jié)構(gòu)分解。主要工作內(nèi)容包括：工程建設(shè)項目或政府采購活動的工作結(jié)構(gòu)分解，確定具備獨立工作流程、能夠單獨實施、不可再分解的最小工作單元;確定具備獨立交易條件、可以獨立作為合同內(nèi)容的最小合同單元;通過優(yōu)化組合形成招標(biāo)合同單元，招標(biāo)合同單元構(gòu)成的體系能覆蓋項目的所有工作。最終建構(gòu)形成以網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)、樹狀結(jié)構(gòu)或表格形式等表示的招標(biāo)采購總體合同結(jié)構(gòu)分解體系。

　?、蹣?gòu)建招標(biāo)采購合同體系。主要工作內(nèi)容包括：根據(jù)工程建設(shè)項目和政府采購活動的規(guī)律，分析各招標(biāo)合同單元之間的邏輯關(guān)系;根據(jù)工程建設(shè)項目和政府采購活動的時間計 劃和關(guān)鍵線路，分析各招標(biāo)合同單元之間的時序關(guān)系，合理確定各招標(biāo)合同的訂立順序;分析各招標(biāo)合同單元的界面和接口。最終形成以招標(biāo)合同單元為關(guān)聯(lián)、以最小合同單元為 終端的相互銜接的合同網(wǎng)絡(luò)體系。

　　④ 計劃與配置招標(biāo)采購合同要素。主要工作包括：根據(jù)各招標(biāo)合同單元的類型和特點，合理確定合同類型;決定合同要素的構(gòu)成以及相互關(guān)系;設(shè)置滿足實現(xiàn)合同目的的合同條款，尤其是關(guān)鍵條款和特殊條款;公平、清晰界定合同雙方當(dāng)事人的權(quán)利和義務(wù);合理分配合同當(dāng)事人的風(fēng)險和責(zé)任等。

　?、?設(shè)置合同管理機構(gòu)和配備合同管理專業(yè)人員。主要工作內(nèi)容包括：根據(jù)工程建設(shè)項目和政府采購活動的特點和性質(zhì)，合理設(shè)置合同管理機構(gòu)，配備合同管理專業(yè)人員，確定 合同管理責(zé)任等。

　?、?有效設(shè)計合同管理程序。主要工作內(nèi)容包括設(shè)計招標(biāo)采購合同的投資控制、時間控制、質(zhì)量控制、變更管理、支付與結(jié)算、竣工驗收、合同索賠和爭議處理等重要管理程序。

　　(2) 招標(biāo)采購階段

　　合同管理并不是在合同簽訂之后才開始的，招標(biāo)過程中形成的大部分文件，在合同簽 訂后都將成為對雙方當(dāng)事人有約束力的合同文件的組成文件。因此，在招標(biāo)階段應(yīng)保證合 同文件的完整性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)密性、合理性與可行性。該階段合同管理的主要內(nèi)容有：

　　① 編制資格預(yù)審文件(采用資格預(yù)審時)，對潛在投標(biāo)人進行資格預(yù)審。

　　② 編制招標(biāo)文件，依法組織招標(biāo)。

　?、?必要時組織現(xiàn)場踏勘;潛在投標(biāo)人編制投標(biāo)方案和投標(biāo)文件。

　?、?做好開標(biāo)、評標(biāo)和定標(biāo)工作。

　?、?做好合同分析和審查工作。

　?、?組織合同談判和簽訂，落實履約擔(dān)保。

　?、?合同備案等。

　　(3) 合同履行階段

　　合同履行階段是合同管理的重點階段，包括履行過程和履行后的合同管理工作，主要內(nèi)容有：

　?、?合同管理責(zé)任體系及其分解。

　　② 合同工作分析和合同交底。

　　③ 合同成本控制、進度控制、質(zhì)量控制及安全、健康、環(huán)境管理等。

　?、?合同變更管理。

　?、?合同索賠管理。

　　⑥ 合同爭議管理。

　?、吆贤瘴?、審計等。

　　1.2. 2. 2招標(biāo)采購合同管理制度

　　招標(biāo)采購項目的合同管理必須注重專門化、專業(yè)化、協(xié)調(diào)化和信息化，應(yīng)設(shè)立專門的 合同管理機構(gòu)，配備專門的專業(yè)人員具體負責(zé)合同管理工作，強化合同管理過程中企業(yè)或 項目內(nèi)外部的分工、協(xié)調(diào)與合作，逐步建立和完善合同管理制度，實現(xiàn)合同管理的規(guī)范化、科學(xué)化、法律化。合同管理制度具體包括以下方面：

　　(1) 合同會簽評審制度

　　為了保證招標(biāo)采購合同簽訂后得以全面履行，在合同正式簽訂之前，由負責(zé)合同談判 與簽訂的業(yè)務(wù)部門會同項目的其他部門共同研究，討論對合同條款的具體意見，進行評審 會簽。實行合同評審會簽制度，有利于調(diào)動合同主體各部門的積極性，發(fā)揮各部門管理職 能作用，群策群力，集思廣益，以保證合同履行的可行性，并促使合同當(dāng)事人或項目各部 門之間的相互銜接和協(xié)調(diào)，確保合同全面、切實地履行。

　　(2) 合同內(nèi)部審批制度

　　為了保證簽訂的合同合法、有效，應(yīng)該在簽訂前完成合同主體內(nèi)部的審查、批準(zhǔn)手續(xù)。合同審查是指將準(zhǔn)備簽訂的合同在合同主體相關(guān)部門會簽后，交給合同管理部門或法 律顧問進行審查;合同批準(zhǔn)是由合同主體的主管或法定代表人簽署意見，同意對外正式簽 訂合同。招標(biāo)采購合同采用招標(biāo)方式訂立的，合同審查應(yīng)重點圍繞招標(biāo)文件中的合同組成 內(nèi)容進行;投標(biāo)人則應(yīng)加強對投標(biāo)文件合理性和合法性的評審;作為招標(biāo)師，則應(yīng)當(dāng)更多 的圍繞招標(biāo)文件及中標(biāo)結(jié)果進行評審。通過嚴(yán)格評審機制，使合同的簽訂建立在合法有效 的基礎(chǔ)上，減少合同糾紛的發(fā)生，維護合同當(dāng)事人的合法權(quán)益。

　　(3) 合同印章管理制度

　　合同專用章是代表合同主體在經(jīng)營活動中對外行使權(quán)利、承擔(dān)義務(wù)、簽訂合同的憑 證。因此，合同當(dāng)事人對合同專用章的登記、保管、使用等都要有嚴(yán)格的規(guī)定。合同專用 章應(yīng)由合同管理員保管、簽印，并實行專章專用。合同專用章只能在規(guī)定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使 用，不能超越范圍使用;不得為空白合同文本加蓋合同印章;不得為未經(jīng)審查批準(zhǔn)的合同 文本加蓋合同印章;嚴(yán)禁與合同洽談人員勾結(jié)，利用合同專用章謀取個人利益。出現(xiàn)上述 情況，要追究合同專用章管理人員的責(zé)任。

　　(4) 合同信息管理制度

　　由于招標(biāo)采購合同在簽訂和履行中往來函件和資料非常多，故合同管理系統(tǒng)性強，必 須實行檔案化、信息化管理。首先應(yīng)建立文檔編碼及檢索系統(tǒng)，每一份合同、往來函件、 會議紀(jì)要和圖紙變更等文件均應(yīng)進入計算機系統(tǒng)，并確立特定的文檔編碼，根據(jù)計算機設(shè) 置的檢索系統(tǒng)進行保存和調(diào)閱;其次應(yīng)建立文檔的收集和處理制度，有專人及時收集、整 理、歸檔各種招標(biāo)采購信息，嚴(yán)格信息資料的查閱、登記、管理和保密制度。例如，招標(biāo) 采購工程項目全部竣工后，應(yīng)將全部合同及文件，包括完整的工程竣工資料、竣工圖紙、竣工驗收報告、工程結(jié)算和決算等，按照國家《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，建檔保管;最后應(yīng) 建立行文制度、傳送制度和確認制度，合同管理機構(gòu)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)化的行文格式，對外統(tǒng)一 使用，相關(guān)文件和信息經(jīng)過合同管理機構(gòu)準(zhǔn)許后才能對外傳送。一旦經(jīng)由信息化傳送方式傳達的資料需由收到方以書面的或同樣信息化的方式加以確認，確認結(jié)果由合同管理機構(gòu)統(tǒng)一保管。

　　(s)合同檢查和獎懲制度

　　合同當(dāng)事人應(yīng)建立合同簽訂、履行的監(jiān)督檢查制度，通過檢查及時發(fā)現(xiàn)合同履行管理 中的薄弱環(huán)節(jié)和矛盾，以利提出改進意見，促進合同主體各部門的協(xié)調(diào)配合，提高合同主 體的經(jīng)營管理水平。通過定期的檢查和考核，對合同履行管理工作完成好的部門和人員給予表揚鼓勵;成績突出并有重大貢獻的人員，給予物質(zhì)和精神獎勵。對于工作差、不負責(zé) 任的部門和人員要給予批評教育;對玩忽職守、嚴(yán)重瀆職或有違法行為的人員要給予行政 處分、經(jīng)濟制裁，情節(jié)嚴(yán)重、觸及刑律的要追究刑事責(zé)任。實行獎懲制度有利于增強相關(guān) 各部門和有關(guān)人員履行合同的責(zé)任心，是保證全面履行合同的有力措施。

　　(6) 合同統(tǒng)計考核制度

　　合同統(tǒng)計考核制度，是運用科學(xué)方法，利用統(tǒng)計數(shù)字，反饋合同訂立和履行情況，通 過對統(tǒng)計數(shù)字的分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出教訓(xùn)，為合同主體經(jīng)營決策提供重要依據(jù)。合同統(tǒng) 計考核制度的內(nèi)容包括統(tǒng)計范圍、計算方法、報表格式、填報規(guī)定、報送期限和部門等。例如承包人一般是對中標(biāo)率、合同談判成功率、合同簽約率、索賠成功率和合同履行率等 進行統(tǒng)計考核。

　　(7) 合同管理目標(biāo)制度

　　合同管理目標(biāo)是各項合同管理活動應(yīng)達到的預(yù)期結(jié)果和最終目的。合同管理的目的是 合同主體通過自身在合同訂立和履行過程中進行的規(guī)劃、計劃、組織、指揮、監(jiān)督和協(xié)調(diào) 等工作，促使合同主體或項目內(nèi)部各部門、各環(huán)節(jié)互相銜接、密切配合，進而使人、財、物、信息等要素得到合理組織和充分利用，保證合同主體經(jīng)營管理活動的順利進行，提高 項目管理水平，增強市場競爭能力。

　　(8) 合同管理質(zhì)量責(zé)任制度

　　合詞管理質(zhì)量責(zé)任制度是合同主體的一項基本管理制度，它具體規(guī)定合同主體內(nèi)部承 擔(dān)合同管理任務(wù)的部門和合同管理人員的工作范圍、履行合同中應(yīng)負的責(zé)任以及擁有的職 權(quán)。這一制度有利于合同主體內(nèi)部合同管理分工協(xié)作、責(zé)任明確、任務(wù)落實、逐級負責(zé)、人人負責(zé)，從而調(diào)動合同管理人員以及合同履行中涉及的有關(guān)人員的積極性，促進整個項 目管理工作正常開展，保證招標(biāo)合同圓滿完成。

　　(9) 合同管理評估制度

　　合同管理制度是合同管理活動及其運行過程的行為規(guī)范，合同管理制度是否健全是合同管理的關(guān)鍵所在。因此建立一套有效的合同管理評估制度是十分必要的。合同管理評估 制度的主要內(nèi)谷有：

　?、?合法性：指合同管理制度應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定。

　　② 規(guī)范性：指合同管理制度應(yīng)具有規(guī)范合同行為的作用，對合同管理行為進行評價、指導(dǎo)和預(yù)測，對合法行為進行保護獎勵，對違法行為進行預(yù)防、警示或制裁等。

　?、?實用性：指合同管理制度應(yīng)適應(yīng)合同管理的實際需求，便于操作和實施。

　?、?系統(tǒng)性：指各類合同的管理制度應(yīng)互相協(xié)調(diào)、互相制約，形成一個有機系統(tǒng)，在招 標(biāo)采購合同管理中能發(fā)揮整體效應(yīng)。

　?、?科學(xué)性：指合同管理制度應(yīng)能夠正確反映合同管理的客觀規(guī)律，能保證按照客觀規(guī)律進行有效的合同管理。