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　　第十二章 物業(yè)管理檔案管理

　　檔案是歷史的原始記錄，物業(yè)管理檔案的內(nèi)容，包括物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料和驗(yàn)收文件，業(yè)主的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料，物業(yè)運(yùn)行記錄資料、物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄和物業(yè)管理公司行政管理以及物業(yè)管理相關(guān)合同資料等。

　　物業(yè)管理檔案存放A(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期收集整理的檔案是物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，這類檔案比較重要，一般須長(zhǎng)期存放。這類檔案應(yīng)專架或?qū)９翊娣拧?2)物業(yè)入住期收集整理的檔案是客戶資料檔案，這類檔案存放期長(zhǎng)，檢索頻度較高，因此這類檔案架或柜應(yīng)留有余量。(3)物業(yè)日常管理期收集整理的檔案種類繁多、情況復(fù)雜，一般存放期不長(zhǎng)。

　　物業(yè)管理檔案的收集與整理，包括物業(yè)承接查驗(yàn)期檔案、物業(yè)入住期檔案和物業(yè)日常管理期檔案等的收集整理。物來承接查驗(yàn)期物業(yè)管理是檔案收集的內(nèi)容、特點(diǎn)。內(nèi)容主要是被承接查驗(yàn)物業(yè)及其附屬設(shè)施設(shè)備的權(quán)屬、技術(shù)和驗(yàn)收文件。特點(diǎn)：1、收集期間較集中2、檔案收集的技術(shù)要求高，涉及面廣。物業(yè)承接查驗(yàn)期物業(yè)管理檔案收集的范圍，主要是權(quán)屬資料檔案、技術(shù)資料檔案和驗(yàn)收文件。物業(yè)入住期檔案的收集與整理的特點(diǎn)，物業(yè)入住期的物業(yè)管理檔案收集工作重點(diǎn)集中在物業(yè)業(yè)主即未來的主要服務(wù)對(duì)象，收集的范圍是業(yè)主檔案資料和相關(guān)檔案資料的收集。特點(diǎn)1、收集來源于物業(yè)管理的服務(wù)對(duì)象――業(yè)主2、本階段的檔案資料收集范圍是物業(yè)業(yè)主的權(quán)屬檔案資料、個(gè)人資料等。

　　物業(yè)入住期物業(yè)管理檔案收集的方式和程序1、設(shè)立檔案資料收集整理工作小組。2、專責(zé)工作小組按照業(yè)主權(quán)屬資料、業(yè)主個(gè)人資料檔案分組。

　　日常物業(yè)管理期檔案的收集與整理(一)收集范圍AAA，包括物業(yè)運(yùn)行記錄檔案，建筑物運(yùn)行記錄檔案和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行記錄檔案。物業(yè)維修記錄檔案，建筑物維修維護(hù)記錄和設(shè)施設(shè)備維修維護(hù)記錄檔案。物業(yè)服務(wù)記錄檔案包括，小區(qū)及共用設(shè)施清潔服務(wù)記錄、小區(qū)安全巡視記錄、小區(qū)業(yè)主裝修管理服務(wù)記錄、小區(qū)增值服務(wù)記錄、會(huì)所服務(wù)記錄、社區(qū)活動(dòng)記錄和服務(wù)與投訴管理記錄等。物業(yè)管理公司行政管理檔案。收集時(shí)間，應(yīng)及時(shí)收集，定期向檔案部門移交。

　　物業(yè)管理檔案的檢索1、常用檢索工具的編制方法(1)分類卡片目錄(2)專題卡片目錄(3)主題卡片目錄(4)名稱索引。

　　電子媒體檔案檢索，一類是保存于電腦硬盤的文字和圖形圖像資料。另一類是閉路視頻監(jiān)控設(shè)備產(chǎn)生的錄像資料。

　　物業(yè)管理檔案的保存與安全(一)檔案保存1、檔案的保存價(jià)值和保存期限2、檔案保存注意事項(xiàng)(1)物業(yè)承接查驗(yàn)期和入住期收集整理的檔案資料屬于物業(yè)基礎(chǔ)資料檔案，它的保存管理和安全十分重要。(2)房屋共用部分和共用設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)、檢修與運(yùn)行記錄檔案，一般不能低于設(shè)備的使用年限的2倍。(3)各類小型設(shè)備的運(yùn)行和維護(hù)記錄檔案、環(huán)境與安全管理記錄檔案的數(shù)量較大，這部分檔案的保存期較短。避免檔案室空間被無謂占用。

　　安全管理1、檔案安全管理2、檔案信息安全。

　　物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的建立范圍，(1)建設(shè)部負(fù)責(zé)全國(guó)一級(jí)資質(zhì)物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理。(2)地方物業(yè)管理行政主管部門負(fù)責(zé)二級(jí)資質(zhì)以下物業(yè)管理企業(yè)及執(zhí)業(yè)人員信用檔案系統(tǒng)的建立和監(jiān)督管理，(3)建設(shè)部信息中心負(fù)責(zé)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)支持和系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)管理工作。

　　物業(yè)管理企業(yè)信用檔案工作的目標(biāo)和要求。目標(biāo)以物業(yè)管理電子政務(wù)必系統(tǒng)、物業(yè)管理行業(yè)協(xié)會(huì)自律管理系統(tǒng)和企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，形成覆蓋物業(yè)管理行業(yè)所有企業(yè)執(zhí)業(yè)人員的信用檔案系統(tǒng)。(1)各級(jí)物業(yè)管理主管部門要提高認(rèn)識(shí)，(2)擴(kuò)大物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的覆蓋面。(3)保證物業(yè)管理信用檔案系統(tǒng)信息的全面、準(zhǔn)確。(4)及時(shí)做好信用檔案記錄信息的更新工作。(5)統(tǒng)一系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺(tái)。(6)物業(yè)管理企業(yè)信用檔案記錄信息的報(bào)送、傳遞及有關(guān)事宜的聯(lián)系。

　　物業(yè)管理企業(yè)信用檔案的記錄內(nèi)容，包括企業(yè)及執(zhí)業(yè)人員的基本情況、業(yè)績(jī)及良好行業(yè)記錄、經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的違法違規(guī)行為、服務(wù)質(zhì)量問題及其他不良行為記錄和公眾投訴處理的情況等。

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